Persondatapolitik
1. Indledning
Vi behandler dine personoplysninger i forbindelse med en leverance vi skal foretage hos dig. Derfor har vi vedtaget denne persondatapolitik (”Persondatapolitikken”), der beskriver hvordan vi behandler dine personoplysninger.
Persondatapolitikken er udarbejdet med henvisning til reglerne i databeskyttelsesforordningen (Forordning om beskyttelse af fysiske personer i forbindelse med behandling af personoplysninger og om fri udveksling af sådanne oplysninger og om ophævelse af direktiv 95/46/EF (generel forordning om databeskyttelse) (”databeskyttelsesforordningen”) og den danske lov om databeskyttelse (lov nr. 502 af 23/05/2018 med eventuelt senere ændringer) (”databeskyttelsesloven”).
2. Oplysninger om den dataansvarlige
Den dataansvarlige for behandling af personoplysninger i henhold til denne Persondatapolitik er:
RTC Transport A/S, Abildager 8-14 2605 Brøndby, CVR-nummer: 29445125 (herefter ”RTC”, ”vi” og ”os”)
Vi er dataansvarlige, når vi behandler dine personoplysninger. Det gælder også i de tilfælde, hvor vi behandler personoplysningerne sammen med vores samarbejdspartnere.
2.1 Databeskyttelsesrådgiver
Hvis du har spørgsmål til vores behandling af personoplysninger, kan du kontakte vores databeskyttelses-rådgiver, Sabrina Maj, per e-mail dpo@rtctransport.dk
3. Behandlingsaktiviteter
3.1 Hjemmesidebesøgende
Når du besøger vores hjemmeside www.rtctransport.dk, anvender vi cookies med det formål at optimere websitet og dets funktionalitet, og derved gøre besøget så nemt som muligt for dig. Vi indsamler personoplysningerne via webanalyseværktøjet Google Analytics.
Du kan til enhver tid slette cookies fra din computer, hvordan afhænger af din browser.
Når der indsamles personoplysninger via vores website, sikrer vi, at det altid sker ved afgivelse af dit udtrykkelige samtykke, således at du er informeret om præcis, hvilke oplysninger, der indsamles og hvorfor.
3.1.1 Formål
Vi bruger personoplysningerne til statistik og adfærdsmønstre på vores hjemmeside for hele tiden at forbedre kundeoplevelsen og hjemmesidens performance.
Formålet med behandlingen af personoplysninger er, at det er i vores interesse at kunne give dig den bedste besøgsoplevelse på vores hjemmeside.
3.1.2 Behandlingsgrundlag
Vi indsamler og behandler personoplysninger på baggrund af dit samtykke, jf. databeskyttelsesforordningens artikel 6, stk. 1, litra a.
3.2 Køb af tjenester (levering, installation m.v.)
Når du køber en eller flere af vores tjenester, behandler vi en række af dine personoplysninger.
3.2.1 Typer af personoplysninger
Vi behandler følgende personoplysninger:
• Navn
• Adresse
• E-mailadresse
• Telefonnummer
I visse tilfælde behandler vi også:
• Din stemme
• Helbredsoplysninger
3.2.2 Formål
Formålet med behandlingen af dine personoplysninger er at kunne levere de ydelser, du har bestilt og i øvrigt opfylde vores aftale med dig, herunder for at kunne administrere dine rettigheder f.eks. i forhold med en reklamation.
3.2.3 Behandlingsgrundlag
Behandling af ovennævnte personoplysninger sker på baggrund af flere forskellige behandlingsgrundlag:
• Samtykke til behandling (artikel 6, stk. 1, litra a): den registrerede har givet samtykke til behandling af sine personoplysninger til et eller flere specifikke formål.
• Legitime interesser (artikel 6, stk. 1, litra f): behandling er nødvendig for, at den dataansvarlige eller en tredjemand kan forfølge en legitim interesse
3.3 Øvrige behandlinger
3.3.1 Optagelse af samtaler
Når vi optager samtalen med dig, behandler vi en række af dine personoplysninger.
Vi behandler følgende personoplysninger:
• Navn
• Ordrenummer
• Din stemme
I visse tilfælde behandler vi også:
• Din adresse
• Helbredsoplysninger
3.3.2 Formål
Vi har en interesse i at bruge optagelsen til kvalitetssikring og dokumentationshensyn.
Med kvalitetssikring menes f.eks., at samtalerne lyttes igennem sammen med vores medarbejdere for at sikre, at der gives korrekte svar, at vi overholder vores aftaler og sørger for, at du får det serviceniveau, som vi ønsker.
Med dokumentationshensyn menes f.eks., at formålet med optagelsen er med henblik på at kunne dokumentere eller afklare tvivl om indgåede aftaler eller samtaler med os.
3.3.3 Behandlingsgrundlag
Optagelse af samtalen sker på baggrund databeskyttelsesforordningens artikel 6, stk. 1, litra f, dvs. at vi må optage samtalen samt behandle de personoplysninger, som fremgår af den konkrete samtale og optagelse. Vi har en legitim interesse i at kunne sikre, at vores medarbejdere giver korrekte svar og sørger for, at vores kunder får en god kundeoplevelse. Derudover har vi også en legitim interesse i at kunne afdække tvister og lignende i forbindelse med en aftaleindgåelse med vores kunder, og behandlingen sker derfor også på baggrund af et dokumentationshensyn.
3.3.4 Sletning
Vi gemmer samtalerne sikkert og i overensstemmelse med de databeskyttelsesretlige regler om behandlingssikkerhed.
Vi sletter automatisk optagelserne efter 1 måned. Hvis en optagelse inddrages i en konkret klagesag eller i en reklamationssag, slettes samtalen først, når denne eller disse sag(er) eller hændelse(r) er endeligt afsluttet i overensstemmelse med forældelsesregler, jf. databeskyttelsesforordningens artikel 6, stk. 1, litra f.
4. Opbevaring
Medmindre andet er angivet i beskrivelsen af de konkrete behandlingsaktiviteter i beskrivelsen ovenfor eller i skemaet i dette afsnit, opbevarer vi kun dine personoplysninger, så længe det er nødvendig for at opfylde det formål, som de er indsamlet til. Det betyder, at hver gang vi indsamler dine personoplysninger, så vurderer vi, hvor længe dine oplysninger skal opbevares.
5. Indsamling
Vi indsamler dine personoplysninger på tre måder:
• Oplysninger, som vi indsamler når du besøger vores hjemmeside.
• Oplysninger, som du selv giver os, f.eks. når du køber en af vores tjenester gennem vores kundeservice.
• Oplysninger, som vi måtte få om dig fra tredjepart når du køber en af vores tjenester f.eks. gennem en af vores samarbejdspartnere.
Du kan læse mere om indsamlingen og vores videre behandling ovenfor i punkt 3 ’Behandlingsaktiviteter’.
6. Videregivelse
6.1 Samarbejdspartnere
Vi benytter samarbejdspartnere i forskellige situationer f.eks. til at understøtte vores forretning. Når vi anvender samarbejdspartnere, kan vi have behov for at dele dine personoplysninger med dem. Vores brug af samarbejdspartnere er typisk med henblik på at understøtte vores forretning f.eks. i forbindelse med leveringen af vores tjenester og produkter, administration, opkrævning, udvikling osv.
De samarbejdspartnere, som vi gør brug af, er databehandlere, dataansvarlige og leverandører.
Når vi deler dine personoplysninger med vores samarbejdspartnere, sikrer vi de nødvendige garantier og sikkerhedsforanstaltninger. Dette gør vi ved at lave en såkaldt databehandleraftale med dem. Hvis vores samarbejdspartner befinder sig uden for EU/EØS, laver vi en aftale, som overholder de EU-godkendte standarder for overførsel af personoplysninger.
7. Samtykke
Hvis vi helt eller delvist har baseret behandlingen af dine personoplysninger på et samtykke, har du til enhver tid ret til at trække dette samtykke tilbage. Du kan i denne forbindelse benytte kontaktoplysningerne i punkt 2.
Hvis du vælger at trække dit samtykke tilbage, påvirker det ikke lovligheden af vores behandling af dine personoplysninger på baggrund af dit tidligere meddelte samtykke og op til tidspunktet for tilbagetrækningen. Hvis du tilbagetrækker dit samtykke, har det derfor først virkning fra dette tidspunkt.
8. Dine rettigheder
Du har en række rettigheder efter databeskyttelsesforordningen og databeskyttelsesloven.
Hvis du kontakter os med henblik på at få indsigt i dine oplysninger eller i øvrigt gør brug af dine rettigheder, er vi nødt til at sikre os at det er den rigtige person, som har kontaktet os. Vi vil derfor bekræfte din identitet på en relevant måde, før vi giver dig adgang til dine oplysninger.
8.1 Ret til indsigt
Du har ret til at få bekræftet, om der behandles personoplysninger om dig og få udleveret en udskrift eller en kopi af personoplysningerne, jf. databeskyttelsesforordningens artikel 15. Hvis vi har optaget en telefonsamtale med dig, kan du anmode om at få en lydoptagelse tilsendt.
Derudover har du ret til at modtage følgende information:
• Formålene med behandlingen og oplysning om de berørte kategorier af personoplysninger, herunder hvorfra personoplysningerne stammer, hvis de ikke indsamles hos dig.
• De modtagere eller kategorier af modtagere som personoplysningerne er eller vil blive videregivet til, navnlig modtagere i tredjelande eller internationale organisationer.
• Om muligt det påtænkte tidsrum, hvor personoplysninger vil blive opbevaret, eller hvis dette ikke er muligt, de kriterier, der anvendes til fastlæggelse af dette tidsrum.
• Retten til at anmode os om berigtigelse eller sletning af dine personoplysninger eller begrænsning af behandling af dine personoplysninger eller gøre indsigelse mod en sådan behandling.
• Retten til at indgive en klage til en tilsynsmyndighed, herunder Datatilsynet eller Erhvervsstyrelsen.
• Du har endvidere ret til at få oplysninger om fornødne garantier, hvis vi har overført personoplysninger til tredjelande.
8.2 Dataportabilitet
Du har efter databeskyttelsesforordningens artikel 20 ret til i et struktureret, almindeligt anvendt og maskinlæsbart format at modtage personoplysninger om dig selv, som du selv har givet til os.
Adgangen til dataportabilitet omfatter kun oplysninger, du selv har givet, og vil kun omfatte behandlinger, der foretages automatisk, og som baserer sig på et samtykke eller en kontrakt med dig.
8.3 Ret til berigtigelse
Du har efter databeskyttelsesforordningens artikel 16 ret til uden unødig forsinkelse at få urigtige personoplysninger om dig selv berigtiget af os.
Under hensyntagen til formålene med behandlingen har du desuden ret til få fuldstændiggjort ufuldstændige personoplysninger. Denne ret supplerer vores egen grundlæggende forpligtelse til kontinuerligt at sikre os, at der alene behandles korrekte og ajourførte oplysninger, jf. databeskyttelsesforordningens artikel 5.
Retten til berigtigelse angår alene objektive personoplysninger og ikke subjektive vurderinger.
8.4 Retten til at blive glemt
Du har efter databeskyttelsesforordningens artikel 17 i visse tilfælde ret til at få personoplysninger om dig selv registreret hos os slettet.
Du kan blandt andet kræve sletning, hvis personoplysninger ikke længere er nødvendige til at opfylde de formål, hvortil de blev indsamlet, hvis dine legitime interesser i at gøre indsigelse mod behandlingen overstiger vores legitime interesser i at opbevare personoplysninger, eller hvis personoplysninger er blevet behandlet ulovligt.
Du kan ikke kræve sletning, hvis behandlingen er nødvendig for at overholde en retlig forpligtelse, eller for at retskrav kan fastlægges, gøres gældende eller forsvares, jf. databeskyttelsesforordningens artikel 17, stk. 3, litra b og e.
Hvis vi er forpligtet til at slette personoplysninger relateret til dig efter artikel 17, som har været overladt til andre dataansvarlige eller databehandlere, skal vi underrette disse dataansvarlige eller databehandlere om, at du har anmodet om at få dine personoplysninger slettet, jf. databeskyttelsesforordningens artikel 19.
8.5 Ret til indsigelse og ret til ikke at være genstand for automatiserede afgørelser
Du har ret til at gøre indsigelse mod behandling af dine personoplysninger, hvis behandlingen er baseret på databeskyttelsesforordningens artikel 6, stk. 1, litra e (udførelse af opgaver i samfundets interesser) eller f (legitime interesser) eller på automatisk behandling, herunder profilering, jf. databeskyttelsesforordningens artikel 21 og 22.
Hvis du gør indsigelse, må vi ikke længere behandle de pågældende personoplysninger, medmindre vi kan påvise vægtige legitime grunde til behandlingen, der går forud for dine interesser, eller hvis behandlingen er nødvendig for, at retskrav kan fastlægges, gøres gældende eller forsvares.
Denne rettighed gælder ikke, hvis behandlingen er nødvendig for indgåelse eller opfyldelse af en kontrakt mellem dig og os, hvis behandlingen har hjemmel i lov, eller hvis behandlingen er baseret på dit udtrykkelige samtykke.
8.6 Ret til begrænsning af behandlingsaktiviteterne
Du har efter databeskyttelsesforordningens artikel 18 ret til at få begrænset behandlingen af personoplysningers, hvis
• rigtigheden af personoplysninger bestrides af dig, men kun i perioden indtil vi har haft mulighed for at fastslå, om personoplysninger er korrekte,
• behandlingen er ulovlig, og du modsætter dig sletning af personoplysninger og i stedet anmoder om, at anvendelsen heraf begrænses,
• vi ikke længere har brug for personoplysninger til behandlingen, men de er nødvendige for, at et retskrav kan fastlægges, gøres gældende eller forsvares, og
• du har gjort indsigelse mod behandlingen i medfør af databeskyttelsesforordningens artikel 21, stk. 1, men kun i perioden, mens det kontrolleres, om vores legitime interesser går forud for dine legitime interesser.
Det følger af databeskyttelsesforordningens artikel 21, stk. 2, at hvis en behandling er blevet begrænset, må sådanne personoplysninger, bortset fra opbevaring, stadig behandles blandt andet, hvis du giver samtykke hertil, eller hvis behandlingen er nødvendig for, at et retskrav kan fastlægges, gøres gældende eller forsvares.
8.7 Du kan klage til Datatilsynet
Du har ret til at indgive en klage til Datatilsynet, hvis du er utilfreds med den måde, vi behandler dine personoplysninger på.
Datatilsynet Carl Jacobsens Vej 35 2500 Valby Telefon: +45 33 19 32 00 dt@datatilsynet.dk www.datatilsynet.dk
9. Ændringer
Vi gennemgår løbende Persondatapolitikken og opdaterer den, hvis der sker ændringer i vores behandling af personoplysninger.
Eventuelle ændringer vil blive offentliggjort her.